Регламент юридического отдела

Обязанности руководителя юридического отдела

Ответственность Как уже было отмечено, на плечи директора правового отдела возлагается повышенная, по сравнению с рядовыми юристами, ответственность за работу юридического подразделения в целом. Полагаем, что его ответственность – это не просто слова, а закрепленные в нормативном документе перечень областей и действий, за которые тот отвечает. Помимо этого отметим, что понятие ответственности следует рассматривать в двух контекстах – область влияния (компетенции) руководителя и негативные последствия для него не достижении запланированных результатов при наличии в этом его вины.

К видам виновной ответственности здесь следует отнести дисциплинарную и материальную, реже – административную и гражданско-правовую, и совсем в исключительных случаях – уголовную. При определении вида ответственности следует определить, в какой области деятельности произошло нарушение Так, за ненадлежащее исполнение

Типовое положение о юридическом отделе Управления Федерального казначейства по субъекту Российской Федерации

ТИПОВОЕ ПОЛОЖЕНИЕ О ЮРИДИЧЕСКОМ ОТДЕЛЕ УПРАВЛЕНИЯ ФЕДЕРАЛЬНОГО КАЗНАЧЕЙСТВА ПО СУБЪЕКТУ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ I.

Общие положения 1. Юридический отдел Управления Федерального казначейства по _____________________________________________ (далее — юридический (наименование субъекта Российской Федерации) отдел) является структурным подразделением Управления Федерального казначейства по __________________________________________________ (наименование субъекта Российской Федерации) (далее — Управление) и создан для правового обеспечения деятельности Управления и Отделений Управления (далее — Отделения). 2. Юридический отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со структурными подразделениями Управления, Отделениями, Юридическим управлением Федерального казначейства, органами судебной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации,

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения.

Кто должен заниматься договорами?

Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный.

Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя – доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.

Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.д.

Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы странно тратить ресурсы на договорной отдел, если вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов. Однако с ростом компании и объемов заключаемых договоров следует постепенно приближаться к централизованной системе работы.

Согласование договоров: кто участвует в процессе?

Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса. Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор (финансовый аспект) и юрист (правовая экспертиза). Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.

Если компания использует систему электронного документооборота (СЭД), согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, т.е. договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования (например, MS Outlook) или программный продукт, разработанный специально для этих целей.

Так или иначе, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия договора попадает на согласование одновременно ко всем специалистам, а оригинальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Последнему останется только сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования (Пример 1).

Пример 1

Лист согласования к договору

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

К договору подряда

От 15.05.2014 № П-456/14

Контрагент ООО «Мечта»

Структурное подразделение АХО

Исполнитель Назаров Л.Д.

Согласующее лицо

Виза согласования

Замечания

Отметка

о снятии замечаний

Дата согласования

Руководитель структурного подразделения

Без замечаний

Яковлев

Финансовый директор

Без замечаний

Горшков

Главный бухгалтер

Согласовано с замечаниями

Яценко

Нарушена нумерация пунктов

в разделе 4

Начальник службы безопасности

Без замечаний

Комаров

Начальник юридического отдела

Без замечаний

Савельева

Можно разработать отдельный лист согласования для каждого вида договоров с перечнем лиц, которые согласовывают эти договоры. Второй вариант – разработка универсального листа согласования с перечнем всех согласующих лиц на предприятии. При согласовании конкретного договора исполнитель будет выбирать из этого перечня нужных лиц и передавать договор только им.

Обратите внимание

Срок, в который должностное лицо должно произвести согласование, прописывается в регламенте по договорной работе.

Если сторонам не удалось договориться

На практике далеко не всегда участники договора полностью принимают условия соглашения, предложенные другой стороной. Например, должностное лицо просто не согласует оферту. Как быть в этом случае и все-таки довести договор до подписания?

В данной ситуации готовится особый документ – протокол разногласий. Обратите внимание, что к проектам договора это не относится: в организации, которая является автором соглашения, исполнитель вносит необходимые изменения в документ. Протокол разногласий оформляется для оферт, т.е. для договоров, присланных в организацию для подписания контрагентом.

Протокол разногласий состоит:

  • из преамбулы;
  • содержания разногласий;
  • указания согласованного сторонами редакции пункта договора;
  • подписей сторон (Пример 2).

Пример 2

Протокол разногласий к договору, подписанный сторонами

Протокол разногласий

к договору возмездного оказания услуг от 03.02.2014 № 3457/14/У

Москва 03.03.2014

Общество с ограниченной ответственностью «Диалог» в лице генерального директора Яблокова Василия Николаевича, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Исполнитель, с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Аскон» в лице генерального директора Романовой Анны Викторовны, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем Заказчик, с другой стороны, совместно именуемые Стороны, согласовали разногласия к договору возмездного оказания услуг от 03.02.2014 № 3457/14/У следующего содержания:

Редакция Исполнителя

Редакция Заказчика

Согласованная редакция

5.1. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 3 месяца

со дня заключения настоящего Договора

5.1. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 2 месяца со дня заключения настоящего Договора

5.1. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 2 месяца

со дня заключения настоящего Договора

Исполнитель

Генеральный директор

Яблоков В.Н. Яблоков

Заказчик

Генеральный директор

Романова А.В. Романова

М.П. М.П.

Подпись и печать на договоре

Право подписания договора должностным лицом (например, генеральным директором) может содержаться в учредительных документах предприятия или передаваться по доверенности. В последнем случае второй стороне договора нужно очень внимательно отнестись к изучению доверенности: дает ли она право подписания договоров именно этого вида и именно на эту сумму, не просрочена ли она и т.п.

Подписывает договор то должностное лицо, которое указано в преамбуле (Пример 3).

Пример 3

Доверенность на право заключения договоров

Общество с ограниченной ответственностью «Реконструкция»

(ООО «Реконструкция»)

ул. Зеленая, д. 256, офис 43, г. Москва, Российская Федерация, 123434

ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789

Доверенность № 232

Пятое мая две тысячи четырнадцатого года

Город Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Реконструкция» в лице генерального директора Костарева Дмитрия Олеговича, действующего на основании Устава, в дальнейшем именуемое Доверитель,

уполномочивает

коммерческого директора Никитину Викторию Петровну (дата рождения: 10.08.1979, место рождения: г. Звенигород, паспорт 11 11 № 222222, выдан 31.03.2000 УВД Октябрьского района г. Звенигорода, адрес места проживания: ул. Бабаевская, д. 14, кв. 154, г. Москва, 123434), далее именуемого Доверенное лицо,

подписывать от имени Доверителя договоры купли-продажи на сумму до 3 000 000 (трех миллионов) рублей.

Настоящая Доверенность действительна по 31 декабря 2014 г. Полномочия по настоящей Доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Подпись Доверенного лица Никитина удостоверяю.

Генеральный директор Костарев Д.О. Костарев

М.П.

Подписи располагаются в самом конце, в разделе «Реквизиты и подписи сторон». За каждой подписью следует ее расшифровка, после чего подпись должностного лица заверяется печатью. Мерой обеспечения безопасности договора является написание расшифровки подписи от руки. Многостраничные договоры часто дополнительно защищают, проставляя подпись без расшифровки и печать на каждом листе (Пример 4).

Пример 4

Оформление раздела договора «Реквизиты и подписи сторон»

Исполнитель

Общество с ограниченной ответственностью «Диалог»

123456, Москва, ул. Космонавтов, д. 54, к. 2, оф. 454

Тел./факс: (495) 465-82-00/465-82-01

ИНН 1234567890 КПП 123456789

ОКПО 12345678

р/с 12345678900987654321 в ЗАО КБ «Альянс-банк» г. Москва

к/с 12345678900987654321

БИК 123456789

Генеральный директор

Яблоков В.Н. Яблоков

Заказчик

Общество с ограниченной ответственностью «Аскон»

124569, Москва, ул. Ленина, д. 156, оф. 5

Тел.: (495) 368-76-45

ИНН 1234567890 КПП 123456789

ОКПО 12345678

р/с 12345678900987654321 в «ОТБ-Содружество»

к/с 12345678900987611223

БИК 123456222

Генеральный директор

Романова А.В. Романова

Законодательством не предусмотрено требование заверять подписи в договоре печатью, это относится, скорее, к обычаям делового оборота. Однако в самом договоре может содержаться условие о том, что он подписывается «живой», а не факсимильной подписью, после чего подпись заверяется печатью, например:

8.5. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах по одному для каждой из Сторон, собственноручно подписан и скреплен печатями Сторон.

Что касается печати, то, опять же, неясно, использовать основную печать организации или достаточно печати «Для документов» или «Для договоров». Если договор не содержит специальных условий на эту тему, то можно воспользоваться дополнительными печатями, предназначенными именно для договоров. Другими словами, дополнительную печать «Для счетов» или «Бухгалтерия» на договор ставить нельзя.

Регистрация договоров: есть нюансы

Подписанный договор подлежит регистрации. Небольшая сложность состоит в том, что зарегистрировать договор должна каждая из сторон, а значит, один документ получит два совершенно разных номера. Рассмотрим несколько ситуаций.

▪ Ситуация 1: договор еще не имеет номера. Если договор еще не зарегистрирован ни одной из сторон, организация, регистрирующая его первой, присваивает документу свой порядковый номер и проставляет его в преамбуле, рядом со словом «Договор», например:

Договор № 234-П-МТО-14

или

Договор поставки оборудования № 1332/1/2014

▪ Ситуация 2: в организацию поступил для подписания договор с номером. В этом случае Компания регистрирует оферту и проставляет номер:

• в преамбуле, через дробь от существующего номера, например (выделено полужирным):

Договор поставки оборудования № 1332/1/2014/234-П-МТО-14

• или в штампе, который ставится на оборотной стороне последней страницы договора, например:

ЗАО «АН-Энергетика»

Договор от 27марта 2014 г.

№ 234-П-МТО-14

В первом случае номером договора будет считаться вся длинная конструкция, написанная после знака «№». Во втором – в журналах регистрации обеих сторон договор будет числиться под номером, указанным в преамбуле, а номер из штампа останется внутренним индексом той организации, которая его присвоила. Отметим, что второй такой метод регистрации договоров менее распространен.

Регистрационный индекс договора организация «изобретает» сама

Состав регистрационного индекса, или номера, договора каждая организация устанавливает сама. Самый простой способ – валовая нумерация – подходит только тем компаниям, которые заключают однотипные договоры или в организации их пока небольшое их количество. Чем больше соглашений, тем разнообразнее регистрационные индексы. В них может входить, например, буквенное обозначение вида договора (КП – купля-продажа, П – поставка, А – аренда, С – страхование и т.п.), буквенный или цифровой код подразделения-исполнителя, год заключения договора и другая информация, необходимая для быстрой идентификации соглашения по его номеру.

>Порядок согласования договоров